Comment Réussir une Vidéo Événementielle d’Entreprise

Comprendre ce qu’est un événement digitalisé

La digitalisation d’un événement revient à le diffuser sur des canaux numériques, dans un objectif précis fixé en amont par l’entreprise. Selon ce but, différents formats de live streaming sont envisageables, formations, conférences, lancements de produit, salons professionnels virtuels, webinars, masters class, etc.

Le fonctionnement de la digitalisation d’un événement via la vidéo live

Un présentateur anime l’événement digitalisé, filmé par des caméras qui retransmettent les images vers une interface web. Celle-ci diffuse ensuite le live sur les plateformes consultées par le public visé. L’accès à l’événement, libre ou réservé, dépend de l’objectif fixé pour le live streaming. Lorsqu’il est réservé, chaque invité reçoit par mail le lien lui permettant de rejoindre la diffusion. La connexion est alors possible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les plateformes de live streaming sont d’ailleurs pensées pour rendre les événements digitaux accessibles au plus grand nombre.

Les avantages de la vidéo live pour un événement d’entreprise

Le recours au live s’est généralisé chez les entreprises, en particulier depuis 2020. Comme évoqué plus haut, il peut prendre plusieurs formes et servir de nombreux objectifs, remercier ses sponsors, renforcer son image de marque ou encore susciter l’envie de participer aux prochains rendez-vous. 5 avantages majeurs se dégagent de la vidéo événementielle d’entreprise. 1. Supprimer de nombreuses contraintes techniques En version digitale, votre événement échappe à de nombreux aléas, intempéries, grèves des transports, etc. Vous garantissez ainsi le respect du calendrier prévu initialement. Le nombre de participants n’influence plus non plus le choix du lieu, ce qui constitue un atout appréciable. 2. Réunir davantage de participants C’est probablement l’un des atouts majeurs de l’événement digitalisé. La localisation n’entrant plus en ligne de compte, il séduit un public bien plus vaste. Le décalage horaire ou la disponibilité de chacun ne sont ainsi plus des freins. 3. Garder la maîtrise de son budget Un événement en présentiel génère souvent des frais de déplacement, parfois d’hébergement, de restauration ou encore de location de salle. Autant de postes de dépenses qui alourdissent le budget d’une entreprise. Au-delà de 200 participants, la version digitale devient une solution nettement plus économique. Il convient toutefois d’intégrer le coût des moyens techniques, de la création de contenus dédiés et, le cas échéant, des frais publicitaires pour évaluer avec précision les économies réalisées. 4. Tisser un lien avec votre cible L’expérience vécue par les participants constitue l’enjeu central de ce format d’événement. C’est elle qui génère l’engagement et nourrit le bouche-à-oreille positif qui suivra. Le principal défi consiste donc à capter et à conserver l’attention de son audience. En l’absence de lien physique, la qualité des contenus proposés doit faire l’objet d’une attention particulière. L’interaction, sous toutes ses formes, tchat, quizz, système de vote, etc., devient alors essentielle. Les participants doivent se sentir pleinement impliqués dans l’événement. Le rôle d’un modérateur prend ici tout son sens. 5. Diversifier vos sources de contenus Un événement digital a une durée de vie qui dépasse largement le jour J. Bien préparé en amont, il vous fournit une matière riche à exploiter par la suite. Le live streaming reste accessible en replay, mais peut aussi être diffusé sur votre site, vos réseaux sociaux, YouTube, ou encore lors de salons professionnels. Les interactions évoquées plus haut (tchat, quizz, votes) permettent également de récolter des données utiles, notamment pour suivre la croissance de votre entreprise. Vous l’aurez compris, le potentiel de la vidéo événementielle d’entreprise est loin d’être limité à un seul usage. Pour immortaliser vos moments forts, notre savoir-faire en captation live et live streaming capture vos événements d’entreprise en multi-caméras.

2 productions

Le déroulement d’un événement digital étape par étape

La vidéo démultiplie la portée de vos événements d’entreprise, à condition de l’intégrer sur 3 temps forts, avant, pendant et après votre événement.

En amont de l’événement

Anticiper est la clé d’un événement digital réussi. Cela passe par la mise en place d’une stratégie digitale et par la création d’un teaser. Bâtir une stratégie digitale Comme mentionné précédemment, l’objectif est de susciter l’envie chez votre cible. Plusieurs leviers permettent d’y parvenir :

• Exploiter votre fichier clients,
• Mettre en place un formulaire d’inscription à l’événement,
• Construire une stratégie de contenus sur vos réseaux sociaux,
• Investir dans de la publicité sponsorisée,
• Sélectionner des ambassadeurs au sein de votre réseau professionnel,
• Clarifier votre objectif de communication et donc votre cible,
• Créer une identité graphique propre à votre événement.

Ces différents leviers vous aident à aller à l’essentiel et à conserver l’attention de votre cible tout en gardant la main sur le déroulé de l’événement. Le teaser de présentation Le teaser de votre événement est une étape incontournable. Il permet à vos participants de connaître toutes les informations pratiques (date, heure, lieu) et de s’inscrire directement. Ce format vise à créer de l’attente autour de votre rendez-vous, en mettant en avant son ambiance, convivialité, dynamisme, etc.

Le jour J, la captation en live

Le grand jour est arrivé, place à la captation en live. Sa réussite repose largement sur le professionnalisme de l’équipe technique mobilisée. Faire appel à une agence de production audiovisuelle garantit la qualité du rendu, tout en vous laissant vous concentrer sur l’essentiel, le contenu de votre événement. L’équipe technique se charge alors de la captation et de sa diffusion en direct sur les plateformes choisies. Vous n’avez, de votre côté, rien à gérer.

Après l’événement, la vidéo qui prolonge l’expérience

Diffuser votre vidéo entreprise après l’événement sur vos réseaux sociaux est essentiel. En faisant appel à une agence audiovisuelle, vous obtenez un contenu prêt à être publié. Ce gain de temps facilite la poursuite de votre événement bien après sa diffusion initiale.

L’essentiel pour réussir sa vidéo évènementielle d’entreprise

La vidéo événementielle s’impose comme un outil incontournable de toute stratégie marketing. Quel que soit l’objectif poursuivi, elle donne plus de poids à votre communication. Elle vous aide à la fois à entretenir une relation privilégiée avec votre cible et à dynamiser votre image de marque. Pour donner à votre vidéo événementielle toutes les chances de devenir virale, faire appel à une agence vidéo reste la meilleure option. Grâce à son expertise et à ses ressources humaines et techniques, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur le message à transmettre à votre audience. Peech Studio vous accompagne dans la réalisation de vos films événementiels, parlez-nous de votre projet.

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